Configurari intiale necesare pentru generarea si transmiterea declaratiei D406 SAF-T > Fișier Standard de Audit pentru Taxe din aplicația NexusERP
1. Nomenclatoare – Administrare – Societati
Trebuie specificată luna de la care societatea are obligația de a depune fișierul standard, în câmpul Lună început depunere SAF-T, de pe pagina Date fiscale.
Trebuie actualizat vectorul fiscal prin apelarea asistentului de interogare date de pe ANAF, respectiv butonul ? din dreptul codului fiscal al societatii.
Trebuie verificat ca campurile Localitate si Adresa (conform ANAF) sa fie completate.
2. Nomenclatoare – Functionale – Unitati de masura
În nomenclatorul de unități de măsură trebuie mapate unitătile de măsură utilizate cu cele care se declară în SAF-T prin completarea câmpurilor: Unitate de masura SAF-T/eFactura si Corespondent standard SAF-T și, daca este cazul, Factor conversie din UM standard SAF-T.
3. Nomenclatoare – Administrare – Bunuri si servicii – Articole
În
nomenclatorul de produse trebuie specificat codul NC8, acolo unde
este cerut conform legislației române, în special în cazuri
precum:
→
tranzacții de import / export
→
achizitii/livrari de produse alimentare supuse cotei reduse de TVA
→
mișcări intracomunitare supuse raportării intrastat.
→
achizitii/livrari cu taxare inversă.
→
tranzactiile cu produse accizabile pentru care accizele se determina
pe baza codului Cod NC8.
Pentru a completa acest cod, se intra pe un produs din nomenclator, se devalideaza, iar in tab-ul General se alege in campul Cod NC 8 codul de 8 cifre care ii corespunde produsului din baza de date.
Dupa alegerea codului NC 8 se valideaza produsul.
4. Nomenclatoare – Functionale -Parteneri
În nomenclatorul de parteneri trebuie să fie specificată localitatea partenerului, aceasta fiind o informație obligatorie de transmis.
Localitatile partenerilor se pot actualiza in bloc utilizand asistentul Verificare partener – Verificare parteneri pe ANAF.
Se aleg ce parteneri sa se verifice: Sesiunea curenta / Anul curent / Toti partenerii si se alege ce informatii sa se actualizeze: Vector fiscal si/sau Denumire si adresa si/sau Telefon si fax. Dupa alegerea perioadei si informatiilor de actualizat se apeleaza butonul Verificare stare actuala parteneri si apoi Salvez.
5. Contabilitate – Contabilitate financiara – Balanta de verificare
Asigurati-va ca planul de conturi al societatii este actualizat in conformitate cu Nomenclatorul de planuri de conturi pentru societati comerciale pe anul in curs.
Acesta se poate gasi si in schema xls pentru declaratia 406 de pe site-ul ANAF, in fereastra PlanConturiBalSocCom.
6. Contabilitate – Contabilitate financiara – Balanta de verificare
În
balanța de verificare trebuie completate codurile de taxă pentru
analiticele conturilor 446 si 447 utilizate la plata taxelor și
impozitelor reținute la sursă (impozit dividende, impozit persoane
nerezidente, etc.) pentru care aplicația nu poate să identifice
codul de impozit corespunzător analiticului de cont contabil. Codul
de taxă se găseste în cadrul paginii General.
Exemple
de completare:
-
Impozit pe veniturile din dividende distribuite persoanelor fizice:
604010
-
Impozit pe dividende distribuite persoanelor juridice: 150010
Nexus
extrage automat codurile de taxă din D100. Utilizatorul trebuie să
completeze codul de taxă în balanța de verificare doar dacă nu
există completat contul contabil pentru anumite impozite și taxe cu
reținere la sursă în D100.
Codurile ce trebuie completate sunt puse la dispozitie de catre ANAF in schema xls de pe site-ul lor. (https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/despre_anaf/strategii_anaf/proiecte_digitalizare/saf_t)
In fereastra din schema xls denumita WHT – nomenclator se regasesc, pe coloana TaxCode, codurile de taxa.
Erori frecvente
Prezentăm o listă cu cele mai întâlnite erori la validarea declarațiilor și modalitatea de rezolvare a acestora:
1.E:
Header (1) sectiune Company (1) sectiune BankAccount (1) sectiune
IBANNumber (1)
eroare atribut: : atribut prezent dar vid
nepermis
Rezolvare:
Trebuie să vă asigurați că în nomenclatorul de Conturi
bănci există
o bancă proprie pentru care contibuabilul raportor are specificat
câmpul Ordine
= 1.
2.E:
Header (1) sectiune Company (1) sectiune Address (1) sectiune
PostalCode (1)
eroare atribut: : atribut prezent dar vid
nepermis
Rezolvare:
Trebuie specificat obligatoriu codul postal aferent adresei
contribuabilului raportor.
3.E:
MasterFiles (1) sectiune GeneralLedgerAccounts (1) sectiune Account
(102) sectiune AccountID (1)
eroare regula: AccountID: ID-ul
contului [62301] trebuie sa se gaseasca in planul de
conturi.
Rezolvare:
Trebuie verificat dacă contul în cauză există în planul de
conturi ANAF (contul 623 nu mai exista, corect ar fi unul din
conturile 6231,6232) .
4.E:
MasterFiles (1) sectiune Customers (1) sectiune Customer (10)
sectiune CompanyStructure (1) sectiune RegistrationNumber (1)
eroare
regula: RegistrationNumber: Pentru RegistrationNumber 001670816330XXX
formatul este invalid.
Rezolvare:
Trebuie verificat dacă partenerul identificat cu codul fiscal in
format CNP 1670816330XXX are bifată opțiunea de persoana
fizică..
5.E:
MasterFiles (1) sectiune Suppliers (1) sectiune Supplier (15)
sectiune CompanyStructure (1) sectiune RegistrationNumber (1)
eroare
regula: RegistrationNumber: Pentru RegistrationNumber 00 18224051
formatul este invalid.
Rezolvare:
Indică faptul că codul fiscal al partenerului în cauză conține
un spațiu..
6.F:
SourceDocuments (1) sectiune PurchaseInvoices (1) sectiune Invoice
(2) sectiune InvoiceLine (1) sectiune TaxInformation (1) sectiune
TaxAmount (1)
eroare
structura: elementul TaxCode ar fi trebuit sa apara de minimum 1 ori,
dar apare efectiv de 0 ori.
Rezolvare:
Trebuie verificată factura în cauză. Eroarea indică faptul că nu
s-a putut asocia automat un cod de taxă la nivel de linie de
factură.Această eroare poate să apară în următoarele
secțiuni:GeneralLedgerEntries, SalesInvoices, PurchaseInvoices și
Payments..
7.F:
validari globale va rugam sa verificati daca folositi versiunea
corecta de PDF inteligent sau daca XML-ul creat contine namespace-ul
conform schemei XSD (pentru perioada de raportare)
eroare
structura: namespace (mfp:anaf:dgti:d406t:declaratie:v1) lipsa sau
incorect la sectiunea AuditFile. Valoarea corecta este
xmlns=mfp:anaf:dgti:d406:declaratie:v1.
Rezolvare:
Trebuie să va asigurați că la validarea declarației cu DUK ați
ales declarația corectă: D406 sau D406T(test).
8.E:
SourceDocuments (1) sectiune SalesInvoices (1) sectiune Invoice (31)
sectiune InvoiceLine (2) sectiune AccountID (1)
eroare
atribut: : atribut prezent dar vid nepermis.
Rezolvare:
Indică faptul că pe factura în cauză este folosit un cod (FAA,
GAA, etc.) care nu are specificat contul de venit/cheltuială în
nomenclatorul de Bunuri și servicii - Conturi.
9.E:
validari globale
eroare regula: R_MULTI_SECT: Pentru declaratia
384197596 urmatoarele sectiuni exista deja in baza dedate:
AnalysisTypeTableEntry
Rezolvare:
Apare în situația în care se utilizează raportarea modală, iar
secțiunea în cauză este transmisă în mai multe declarații.
10.E:
MasterFiles (1) sectiune Products (1) sectiune Product (1) sectiune
ProductCommodityCode (1)
eroare atribut: : valoarea 123545585 nu
se afla in lista
Rezolvare:
Indică faptul că codul NC8 aferent produsului în cauză nu mai
este un cod valid conform nomenclatorului NC8 din SAF-T.
11.E:
MasterFiles (1) sectiune Suppliers (1) sectiune Supplier (456)
sectiune CompanyStructure (1) sectiune RegistrationNumber (1)
eroare
regula: RegistrationNumber: Pentru RegistrationNumber 01IT formatul
este invalid
Rezolvare:
Partener fara cod fiscal.
Identificarea partenerilor
Pentru
identificare corectă a partenerilor care apar în mesajele de
eroare, este important de știut că, CustomerID și SupplierID
conțin informații privind codul unic al partenerului și este
format astfel:
1.
00
urmat
de CUI - unde tipul este 00, iar CUI este codul unic de identificare
pentru operatorii economici înregistrați în România. Codul este
un număr întreg zecimal, cu 1 până la 9 cifre, urmat de o cifră
de control - Exemplu: 004221306 - pentru Ministerul Finantelor
Publice
Atenție!
Nu se trece și atributul fiscal ”RO” pentru plătitorii de
TVA
2.
01
urmat
de codul de țară (conform ISO 3166-1 - 2 litere) și de Codul unic
de identificare pentru TVA din statul membru respectiv - pentru
operatorii economici din statele membre ale UE, mai puțin România,
verificate conform sistemului VIES (VAT Information Exchange System)
- Exemplu: 01EL123456789 sau 01HU12345678
3.
02
urmat
de codul de țară și de codul unic de identificare pentru TVA din
statul respectiv, care nu este nici România, nici stat membru UE -
pentru operatorii economici din alte state care nu sunt România sau
membre UE - Exemplu: 02TK123005284
4.
03
urmat
de CNP pentru persoane fizice cetățeni români sau 03 urmat de
codul unic personal pentru persoane fizice rezidente în România
(același format cu CNP-ul, dar la care prima cifra este 7 sau 8)
5.
04
urmat
de cod client asociat în mod unic de către operatorul economic,
pentru pers. fizice care nu își declară CNP-ul pe tranzacții
(exemplu: comerț online).
6.
05
urmat
de codul de țară și de cod client asociat în mod unic de către
operatorul economic - pentru operatorii economici care nu sunt
înregistrați în scopuri de TVA din statele membre ale UE, mai
puțin România
7.
06
urmat
de codul de țară și de cod client asociat în mod unic de către
operatorul economic - pentru operatorii economici care nu sunt
înregistrați în scopuri de TVA din statele non-UE
8.
08
urmat
de 13 cifre zero (080000000000000) pentru clienții care NU SE
IDENTIFICĂ cu cod fiscal în tranzacțiile de la punctele de
vânzare, precum stații de distribuție de carburanți-lubrefianți
sau magazine cu vânzare în detaliu. Acest cod este utilizat NUMAI
pentru astfel de tranzacții și nu este un inlocuitor universal în
raportarea facturilor și plăților, etc.
Acest
cod NU SE UTILIZEAZĂ pentru elementul SupplierID - deoarece
identitatea furnizorului pe bază de cod fiscal este mereu
cunoscută
De
aceea, este important ca în nomenclatorul de Parteneri să existe
informații corecte privind codul fiscal, țara, tipul partenerului
(persoana fizică/persoana juridică).
Depunerea declaratiei pe segmente
În
cazul în care fișierul XML al D406 are o dimensiune mai mare decât
500MB
acesta
trebuie împarțit în mai multe subsecțiuni, astfel, apare un nou
concept - Raportare
modală.
În Nexus există două câmpuri care se utilizează pentru a se specifica dacă se utilizează raportarea modală: Număr segment și Total segmente. În cazul în care în lună se va depune o singură declarație care va conține toate subsectiunile, atunci Număr segment = Total segmente = 1.
Raportarea
modală reprezintă raportarea datelor în mai multe părți (nu
aceeași declarație de mai multe ori) – mai multe formulare D406
în aceeași lună pentru un contribuabil.
Exemplu
de raportare modală: Să presupunem că dorim să transmitem o
declarație formată din 3 module:
1.
Prima declarație va conține toate subsecțiunile care alcătuiesc
secțiunea Master Files. În Nexus vom crea o declarație care va
conține subsecțiunile în cauză, număr segment = 1, total
segmente = 3.
2.
A doua declarație va conține secțiunea General Ledger Entries. În
Nexus vom crea o nouă declarație care va conține în cauză, număr
segment = 2, total segmente = 3.
3.
A treia declarație va conține toate subsecțiunile care alcătuiesc
secțiunea Source documents. În Nexus vom crea o nouă declarație
care va conține subsecțiunile în cauză, număr segment = 3, total
segmente = 3
În
cazul transmiterii modale se va primi câte o recipisă pentru
fiecare formular depus (care certifică depunerea, eventualele erori
și DOAR dacă s-au depus cu succes toate secțiunile se consideră
că a fost îndeplinit CRITERIUL DE CONFORMARE – se primește
confirmarea că declarația este completă). Confirmarea apare doar
în ultima recipisă din serie, niciodată la celelalte recipise.