Setari necesare in vederea evidentei in balanta de verificare pe puncte de lucru
Pentru a putea obtine balante de verificare la nivel de punct de lucru si, desigur, o balanta generala la nivel de societate trebuie facute cateva setari specifice in Nexus. In acest articol vom sumariza aceste setari necesare precum si diferite recomandari. Recomandam parcurgerea integrala a materialului de mai jos inainte de a incepe cu setarile propriuzise descriese mai jos.
1) Pentru inceput vor trebui definite punctele de lucru necesare. Intrucat acestea nu sunt niste puncte de lucru complet distincte (servere separate) in Nexus poarta denumirea de puncte de lucru virtuale. Acestea se definesc in modulul Societati (Nomenclatoare si unelte, Administrare, Societati). Aici vor trebui adaugate cate un punct de lucru virtual pentru fiecare punct de lucru pe care doriti sa tineti evidenta separata. Suplimentar mai trebuie adaugat un punct de lucru care va fi folosit pentru articolele contabile intre punctele de lucru ("INCHIDERI PUNCTE DE LUCRU" in exemplul de mai jos). Este obligatoriu ca la definirea punctelor de lucru sa se bifeze setarea Punct de lucru virtual pe serverul punctului de lucru: si sa se aleaga valoarea SEDIU (Imaginea 1: definire puncte de lucru virtuale). In final veti obtine o lista de puncte de lucru similara cu cea din imaginea 2.
Imaginea 1: definire puncte de lucru virtuale
Imaginea 2: puncte de lucru virtuale societate
2) Dupa definirea punctelor de lucru urmatorul pas este indicarea faptului ca se doreste obtinerea balantei pe puncte de lucru prin setarea bifei in setarile generale al aplicatiei. Pentru aceasta, cu toate modulele inchise, si conectat(a) cu un utilizator cu drepturi de administrator dechideti din meniul superior orizontal Instrumente, Setari generale, intrati pe pagina Puncte de lucru pentru a seta optiunea Balanta si articole contabile pe puncte de lucru (Imaginea 3: activare setare balanta si articole contabile pe puncte de lucru). Nu recomandam activarea bifelor pentru setarile Utilizez drepturi puncte de lucru pentru parteneri, Drepturi vizualizare limitate pentru punctele de lucru si Permite incasari/plati pe conturi alocate altor puncte de lucru decat al facturii decat in situatii particulare care ar trebui discutate in prealabil.
Imaginea 3: activare setare balanta si articole contabile pe puncte de lucru
3) Urmatorul pas este impartirea nomenclatoarelor si a conturilor pe punctele de lucru definite anterior. Aceste operatiuni se realizeaza in modulele care contin nomenclatoare si in balanta de verificare.
- Pentru impartirea gestiunilor pe puncte de lucru se intra in nomenclatoruld e gestiuni - Nomenclatoare si unelte, Functionale, Gestiuni si se alege la fiecare gestiune punctul de lucru potrivit. Nu lasati punctul de lucru implicit SEDIU la nicio gestiune (Imaginea 4: setare punct de lucru gestiune).
Imaginea 4: setare punct de lucru gestiune
- Pentru salarii intrati in Salarii - personal, Salarizare, Formatii de lucru si setati punctul de lucru pentru fiecare formatie (Imaginea 5: setare punct de lucru formatie). Nu lasati punctul de lucru implicit SEDIU la nicio formatie.
Imaginea 5: setare punct de lucru formatie
- La balanta de verificare pentru conturile de financiar (casa/banca) si alte eventuale conturi se selecteaza punctul de lucru potrivit (Imaginea 6: setarea punctului de lucru aferent contului la nivelul balantei). Atentie! Controlul punt de lucru se deblocare dupa apasarea butonului Salvez in cazul adaugarii unui cont/analitic nou.
Imaginea 6: setarea punctului de lucru aferent contului la nivelul balantei
Recomandam ca punctul de lucru SEDIU sa nu fie setat in balanta pe niciun cont - in locul lui se va utiliza punctul de lucru administrativ pentru a se pastra ca cheie de verificare ca suma soldurilor de pe punctele de lucru sa cumuleze in soldul total la nivel de societate.
- In nomenclatorul de utilizatori se poate limita accesul la datele doar de pe punctul de lucru dorit prin selectia acestuia in controlul "Punct de lucru virtual" (Imaginea 7: setarea punctului de lucru al utilizatorului). In cazul in care un utilizator (contabil, manager, administrator, etc.) este setat pe punct de lucru NESPECIFICAT, acesta va avea acces la toate datele de pe toate punctele de lucru.
Imaginea 7: setarea punctului de lucru al utilizatorului
4) Deschiderea de conturi BV trebuie modificata prin modificarea soldurilor initiale trebuie pe puncte de lucru. Se va exclude utilizarea punctului de lucru SEDIU si setarea NESPECIFICAT.
In urma realizarii setarilor de mai sus, la incarcarea raportului Balanta de verificare veti putea utiliza setarea Punct de lucru: SEDIU = Balanta pe toata societatea, selectand un punct de lucru vom obtine o balanta partiala doar pentru acel punct. Atentie!: 481 si 581 se inchid la nivel de societate (Imaginea 8: setare punct de lucru raport balanta).
Imaginea 8: setare punct de lucru raport balanta
Recomandari finale:
- Recomandam sa faceti teste pe o copie inainte de a face modificarile pe societatea reala pentru a evita modificarea valorilor declarate intrucat va fi nevoie sa repetati colectari din urma.
- Lista de mai sus nu este exhaustiva. Exista si alte nomenclatoare de articole sau echipamente sau documente in care se pot folosi puncte de lucru. Pe masura ce incepeti sa folositi acest mod de lucru puteti sa setati punctul de lucru potrivit in aceste nomenclatoare pe masura ce le intalniti.
Mult succes!